Recopilar y organizar las entradas de formularios puede ser una tarea que consume mucho tiempo. Si tienes problemas para administrar los datos de tus formularios de manera eficiente, conectar tus formularios de WordPress a Google Sheets es la solución perfecta.
Google Sheets ofrece una interfaz de hoja de cálculo familiar y potentes herramientas de colaboración para mejorar el flujo de trabajo. Esto facilita mucho la organización y el análisis de las entradas de tus formularios, en nuestra opinión.
En este artículo, te mostraremos cómo conectar fácilmente cualquier formulario de WordPress a Google Sheets, para que puedas enviar automáticamente los datos de los formularios de WordPress a Google Sheets.
¿Por qué conectar formularios de WordPress a Google Sheets?
Google Sheets es un popular software de hojas de cálculo gratuito de Google. Conectar tus formularios de WordPress a Google Sheets facilita la administración y clasificación de los datos de tus formularios.
No importa si estás creando un cuestionario, recopilando testimonios, creando un formulario de encuesta o algo más, puedes conectar tus formularios de WordPress a Google Sheets con solo unos pocos clics.
Integrar las entradas de tu formulario con Google Sheets puede ayudar a tu sitio web de WordPress de muchas maneras.
- Facilita dar acceso a tu equipo a los datos del formulario sin crear un nuevo inicio de sesión de WordPress
- Facilita la interpretación y el análisis de los datos de tus formularios/encuestas
- Configura la recopilación automática de datos y reduce los errores de la entrada manual de datos
- Genera informes personalizados basados en los datos enviados por los visitantes
Dicho esto, veamos cómo puedes conectar cualquier formulario de WordPress a Google Sheets, de forma sencilla.
Paso 1. Crea un formulario de WordPress usando WPForms
Lo primero que necesitas es tener un formulario de contacto activo en tu sitio web de WordPress que actuará como fuente de recopilación de datos.
Para este tutorial, usaremos el plugin WPForms. Es el mejor plugin de formularios de contacto para WordPress utilizado por más de 6 millones de sitios web.
Su creador de formularios, fácil de usar para principiantes, se puede utilizar para crear casi cualquier tipo de formulario de WordPress. Puedes empezar con una de sus más de 1,800 plantillas de formularios o simplemente usar el constructor de arrastrar y soltar para agregar campos al formulario y personalizarlos a tu gusto.
Para más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo crear un formulario de contacto en WordPress.
Si aún no has creado una hoja de cálculo de Google Sheets, deberás hacerlo ahora.
Dirígete al sitio web de Google Sheets y haz clic en 'En blanco' para agregar una nueva hoja de cálculo.
Luego, al agregar columnas a la hoja de cálculo, querrás que coincidan con los campos de tu formulario de WordPress.
En este caso, tendremos tres columnas para 'Nombre', 'Correo electrónico' y 'Mensaje'.
Paso 2. Instala y activa el plugin de WordPress Uncanny Automator
Para conectar tus formularios de WordPress a Google Sheets, vamos a usar un plugin de automatización.
El mejor plugin de automatización para WordPress es Uncanny Automator. Actúa como un conector entre plugins de WordPress y otras aplicaciones de terceros, para que puedan comunicarse fácilmente entre sí. Eso significa que puedes crear cualquier flujo de trabajo automatizado en WordPress.
Es la forma más potente de automatizar los procesos de tu blog de WordPress sin necesidad de código.
La mejor parte de Uncanny Automator es que no te cobra un impuesto por cada transferencia de datos como otros proveedores de SaaS como Zapier.
Uncanny Automator también funciona con todas las principales soluciones de formularios, incluyendo WPForms, Formidable Forms, Gravity Forms, Ninja Forms, WooCommerce y más.
Sin embargo, el enfoque de este tutorial será la integración con WPForms.
Nota: Hay una versión gratuita del plugin disponible, pero usaremos la versión Pro para este tutorial ya que tiene la integración de Google Sheets que necesitamos.
Para más detalles, consulta nuestra guía sobre cómo crear flujos de trabajo automatizados en WordPress con Uncanny Automator.
Paso 3. Conecta tu cuenta de Google a Uncanny Automator
Después de que Uncanny Automator esté activado y configurado, necesitas conectar el plugin a tu cuenta de Google.
Para hacer esto, navega a Automator » Ajustes y luego haz clic en el elemento de menú 'Google'.
Después de eso, haz clic en el botón 'Conectar una cuenta'.
Esto te llevará a una pantalla donde necesitas autorizar tu cuenta de Google.
Simplemente selecciona la cuenta de Google que deseas usar y luego haz clic en el botón 'Permitir'.
Luego, deberás hacer clic en 'Permitir' una vez más para confirmar tus selecciones.
Una vez que tu cuenta se conecte exitosamente, serás devuelto a la pantalla de configuración del plugin en tu panel de administración de WordPress.
Paso 4. Conecta tu formulario de WordPress a Google Sheets con Uncanny Automator
Ahora, es hora de conectar tu formulario de WordPress a la hoja de Google que creaste anteriormente.
Uncanny Automator utiliza lo que se llama "recetas" para conectar diferentes aplicaciones y plugins.
Para crear una, ve a Automator » Agregar nueva, haz clic en la opción 'Todos' y luego haz clic en 'Confirmar'.
Quieres elegir 'Todos' porque la mayoría de las veces, los nuevos visitantes completarán los formularios en tu sitio web.
A continuación, puedes darle un nombre a tu receta.
Después de eso, selecciona 'WPForms' en el cuadro meta de 'Disparador'.
Luego, tendrás dos opciones diferentes para elegir.
Seleccionaremos la opción 'Se envía un formulario', ya que esto enviará todas las presentaciones del formulario a Google Sheets.
Luego, selecciona tu formulario de la lista desplegable.
Después de eso, haz clic en el botón ‘Guardar’.
Antes de continuar, necesitarás crear un nuevo usuario 'Suscriptor' en WordPress. Este nuevo rol de Suscriptor se utilizará para enviar los datos del formulario y necesitarás el ID de usuario en el siguiente paso.
Para más detalles, consulta nuestra guía sobre cómo agregar nuevos usuarios y autores a tu blog de WordPress.
Ahora, necesitarás agregar una acción haciendo clic en el botón 'Agregar acción' debajo del cuadro meta de Acciones.
A continuación, se te presentará una lista de opciones de integración.
Continúa y selecciona 'Automator' como la integración.
A continuación, tendrás que seleccionar la opción 'Llamar a una función/método personalizado' del menú desplegable.
La acción 'Llamar a una función/método personalizado' puede llamar a cualquier función global o estática dentro de tu sitio de WordPress.
Al seleccionar la opción, aparecerá una ventana emergente, recordándote que requerirá datos del usuario.
Simplemente selecciona el botón ‘Establecer datos del usuario’ para continuar.
A continuación, te preguntará si deseas que las acciones se ejecuten en un usuario existente o nuevo.
Continúa y elige la opción ‘Usuario existente’.
Ahora, necesitarás establecer los datos del usuario.
Para hacerlo, simplemente selecciona ‘ID’ del menú desplegable en el campo Único e ingresa el número de ID del nuevo usuario que creaste.
Puedes encontrar el ID de usuario yendo a Usuarios » Todos los Usuarios en tu panel de WordPress.
Luego, abre el nuevo usuario y localiza el ID en la URL de la página.
Una vez que hayas hecho eso, selecciona la opción ‘No hacer nada’ para Qué hacer si el usuario no existe.
Asegúrate de hacer clic en ‘Guardar’ para guardar la receta hasta el momento.
Después de eso, haz clic nuevamente en el botón ‘Agregar acción’.
A continuación, se te proporcionará una lista de integraciones para conectar tus formularios.
Selecciona ‘Hojas de cálculo de Google’ de la lista de integraciones.
Luego, elige la opción ‘Crear una fila en una hoja de cálculo de Google’ en la sección ‘Seleccionar una acción’.
De esa manera, se crearán nuevas filas con los envíos de tu formulario.
Esto abrirá un menú para seleccionar la hoja de cálculo que creaste anteriormente.
Puedes buscar el nombre de tu hoja de cálculo y te mostrará una lista de opciones.
Después de haber seleccionado la hoja de cálculo, también deberás elegir una Hoja de trabajo.
Una vez hecho eso, simplemente haz clic en el botón ‘Obtener columnas’ en la sección ‘Fila’. Esto mostrará una lista de columnas de la hoja de cálculo.
Querrás mapear los campos del formulario a tus columnas de hoja de cálculo.
Junto a cada columna del formulario, encuentra el campo de hoja de cálculo correspondiente. El nombre de la ‘Columna’ debe ser el mismo que el nombre del ‘Valor’.
Una vez que hayas emparejado todos los campos, se verá similar a la configuración anterior.
Asegúrate de hacer clic en ‘Guardar’ una vez que hayas terminado de crear la receta.
Después de eso, necesitas publicar tu nueva receta. Esto asegurará que las entradas del formulario se envíen automáticamente a tu hoja de cálculo de Google Sheets.
Para publicar la receta, todo lo que tienes que hacer es cambiar el interruptor de la receta a 'En vivo'.
Ahora, cada vez que un visitante complete tu formulario, la información aparecerá instantáneamente en Google Sheets.
Hay muchas otras integraciones y automatizaciones sin código que puedes crear con este plugin, como integrar Slack con WordPress, e incluso configurar notificaciones SMS en WooCommerce.
Esperamos que este artículo te haya ayudado a conectar cualquier formulario de WordPress a Google Sheets de manera fácil. También te puede interesar ver nuestras selecciones expertas de los mejores constructores de páginas de WordPress sin código de arrastrar y soltar, y nuestra lista de los plugins esenciales de WordPress para negocios.
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Dennis Muthomi
Gran tutorial. Una cosa que hago es configurar notificaciones de Google Sheets para alertar a los miembros de tu equipo cuando se agregan nuevas entradas al formulario. Esto ha ayudado a nuestro equipo a mantenerse al tanto de los prospectos y hemos visto una gran mejora en nuestros tiempos de respuesta.